지난 3개월 간 ‘회의’에 대한 많~은🙌 이야기를 나누면서 저 스스로도 회의를 준비하거나 참여할 때 계속 크루분들이 남겨주신 의견들이 떠올라 사전 준비를 열심히 하게 되기도 했는데요. 여러분은 어떠신가요?
더불어서 ‘회의’에 대한 주제를 다루면서 조직문화에 대한 이야기도 자연스럽게 나왔어요. 회의에 참여하는 사람들이 모여있는 곳이 조직이기도 하니까요. 그래서 지금 우리 조직의 상황은 어떤지, 우리가 이야기 나눈 ‘좋은 회의의 내용’과 ‘체크리스트, 가이드라인 등의 결과물’이 실제로 적용되려면 어떤 조건이 필요한지 다양하게 이야기했습니다.
자연스럽게 '그럼 무엇부터 해볼까?' 질문이 떠오르는데요. 회의의 유형을 모아보아서 분류하는 것부터 시작해보자고 할 수도 있고, 조직 내 다른 사람들은 어떻게 생각하는지 먼저 물어보자고 할 수도 있을 것 같아요. 활동가 크루부터 모여서 작은 워크숍을 열어보자!는 의견이 있을수도 있죠. 활동가 크루 여러분들은 어떻게 생각하시나요?👀
나는야활동가2021-09-27 08:44
이렇게 우리가 나눈 이야기를 스크롤을 내리며 읽어보니
벌써 회의가 가볍고 생산적인 느낌이 드는데요!!
회의 시간의 변화가 조직문화도 변화시킬 것 같습니다
회의는 회의를 낳고....
회의 자체를 좀더 밀도 있게..의논할 주제를 구체적으로 딱! 한가지만 잡고 이야기..회의 시간은 제발...퇴근 전 잡지말고...
회의 자료도 활동가가 만들지 말고..회의를 잡으시는 이사님이 작성 하시길...회의 주제도 방향도 회의 자료도 회의록도 모두 활동가 몫은 너무행,,
그렇다고 말 꺼내는 사람이 그 일을 모두 맡으라고 하지말기를...
회의 형태를 분류해야할 수도 있을것 같아요. 분류한다면 1)워크숍이 필요하다면 - 1-1) 효과적인 워크숍을 위한 퍼실리테이팅 1-2) 워크숍 목적에 따른 꿀팁 2)사업기획회의 3)조직운영회의 ...이런형태일까요? / 각 어떻게 회의를 진행하고 있는지 서로 파악해보는것은 어떨까 싶지만 너무 또 각약각생일까봐.. 최근 흥미로운 이야길 들었어요 어느 조직은 온라인 회의를 하면서 채팅을 안해요. 또 어떤 조직은 온라인 회의를 하면서도 채팅을 활용하더라구요 (누군가의 이야기의 생각을 덧대거나 환기하는 방식으로 사용하는것 같았어요) / 아니면 우리가 설문조사지를 만들어서 '회의문화/조직문화'에 대한 주제로, 각자가 속해있는 비영리 식구들에게 설문조사를 해보는것은 어떨까요?
회의자료없이 이야기 나눠보아요 하는 회의 너무 힘들어요. 왜냐면 해결과제라던가, 아이디어를 그 자리에서 해야하기 때문이죠.
적어도 사전에 서로 해야할 역할과 논의할 내용들을 준비되서 나누면 좋을텐데,
준비되지 않은 회의는, "자 회의에요 우리 이야기 나누어보아요' ->배가 산으로 감->시간이 흐름 ->회의이후 팔로업할 것들이 없음(회의가 말만하다 끝남)
또 임팩트 있는 회의를 경험해보지 못하면, 몰라서 못하는 경우도 있어요. 회의 앞단에 서로의 안부를 묻는 걸로 30분이상을 쏟아본적 있습니다. 저는 그냥 본론부터 이야기하는게 좋아요. 근데, 그건 인간적이지 않다는 이야기도 듣죠, 혹은 이미 알고 있는 이야기(배경설명등)인데, 혹시 내용을 숙지하지 못하는 사람들을 위한 배려로 '들어가는 말'(들어가는글 처럼)이 길죠, 회의를 위한 회의를 하고요. 근데 무엇이 옳은회의인지는 인식이 다 달라서 놀랐어요.
만약 임팩트있게 필요한 이야기만 해요 라는 것이 = 배려가 없거나 인간적이지 않거나 뭐..그렇게 이해될수도 있다는거죠.
"올바른 회의문화를 위한 가이드, 우리의 약속' 이런게 실천적 내용을 담아서 배포되면 좋겠어요.
체크리스트로 우린 어떻게 하고있는지 점수를 매겨보기도 하구요,
각 조직원들이 해당 체크리스트 혹은 지표화를 통해 서로 상호간 이해가 다른부분도 보여지고 논의될 수 있도록 그래서
그 안에서 그 조직에 맞는 올바른 회의를 찾아갈 수있는 그런 지표가 있으면 합니다.
단체를 위한 회의 체크리스트, 가이드라인이 배포된다면, 단체 구성원들이 이를 공유하고 내부 사정에 맞게 수정도 하면서 회의문화를 만들어가얄것 같아요. 회의문화도 같이 만들어간다는 차원에서, 조직 내 누군가 제안하고 활동가들이 공감대를 형성하는 일이 가장 중요하단 생각이 들어요.
다른 곳들은 회의 운영 방식이 문제이신가요?
유튜브 좋좋소 보면서 저는 그래.. 이렇지 했어요.
대표가 갑자기 회의 하자하면 해야하지 않나요? 같은 얘기 반복해도 듣고 있어야 하고.. ... 제가 네다섯 곳의 회사를 다녔는데 저는 다 그랬어서 ㅠㅠ
기본 회의진행에 대한건 이미 충분히 많은 교육과 자료가 있다고 생각해요. 조직이 회의 가이드 라인을 받아 들일 환경이 되어 있느냐에 대한 부분도 생각해 보면 좋겠어요. 요즘 조직문화 점검 찾아가는 교육처럼 회의문화 점검 찾아가는 교육 같은?
대표(상사)의 갑툭튀는 대표와의 사전보고를 통해서 조율을 하시면 그나마 조금 낫습니다.
회의에서 제일 중요한 것은 공감대인데, 공감대는 사전 스터디를 통해서 이뤄질 수 있습니다.
회의의 유형은 여러가지지만, 제 경우는 회의의 방식이 더 중요한 것 같습니다.
일반 회의는 1주일 전에 그리고 전날.. 2번 정도 공지하면 될 듯 합니다.
긴급 회의는 회의 시작전에 충분히 상황 설명을 드리고, 진행하면 될 듯 합니다.
당연한 이야기지만, 조직원이 조직문화를 만들어갑니다.
좋은 조직원이 좋은 조직문화를 만듭니다.
좋은 조직문화라도 좋은 조직원을 만들기는 쉽지 않습니다.
조직과 개인의 한계와 괴리.
문화는 시간이 걸리는 일이며, 배민 조직의 문화가 좋다고 우리 조직에 포팅하기 쉽지 않고, 성공은 더 담보하기 쉽지 않습니다.
다만, 안하는 것보다는 시도해보는 게 낫다고 생각합니다.
또한 처음부터 조직문화를 만들어서 이렇게 합시다!라고 선언하는 것보다
큰 틀만 선언하고... 구성원들의 스타일과 가치관에 맞게 문화를 만들면 되는 것으로 생각합니다
최근에 했던 프로젝트 회의 중에는 서로 생각하고 있는 중요한 업무들이 다 다르고, 논의해야 할 안건들이 다 달라서 처음 20분 정도 헤매다가 결국 10 분 정도 머리를 식히며 서로가 "오늘 이야기해서 정리해야 할 것들, 앞으로 논의해야 할 것들, 우리가 놓치고 있는 부분이 있는지?"를 생각해보며 메모하도록 했어요. 혼자서 생각을 정리하는 시간을 통해 회의에 대한 정리가 쉬웠습니다. 그리고 더 효율적으로 회의를 진행할 수 있었어요.
회의의 목적에 따라 정말 다를 것 같아요. 제가 겪는 회의들은 아이디어 회의부터 의사결정을 하는 기구의 회의(활동가는 발언권이 없는)까지 다양한데, 구체적으로 회의의 목적에 따라 카테고리를 나누어보는 게 좋지 않을까요? 체크리스트를 만들어도 반영할 수 있는 회의가 얼마 없을 수도 있으니까요.
'좋은 회의 만들기 체크리스트를 만드려고 해요. 그런데 이게 진짜 효용이 있으려면, 무엇이 필요할까요?'
▶ 긴장감을 갖고 회의에 임하는게 좋을 것 같은데, 긴장감이란 해당 시간 안에 내가 준비한 것들을 쏟아내야 한다는 긴장감이랄까요? 그럴려면 개인이 회의준비를 더해야하는데,, 자유롭지만 의무적인 회의준비가 필요할 것 같아요.
예를 들어 타인과 정보교류를 하며 더욱 좋은 생각을 하는 사람들에겐 회의 전 티타임과 같은 짧은 소회의를 진행한다던가, 정보검색을 더 선호한다면 정보검색에 집중한다던가... 이것들은 당연한 것이지만, 회의 준비자료 속에 출처의 형식으로 넣어보는것도 좋을 것같아요.
"~~뉴스기사와 ~~서적을 인용한 ~~블로그 출처" 라는 식이나, "~~와 10분 정도 이야기를 해봤고 내 생각과 함께 섞어보니 ~~ 아이디어가 도출되었다" 라는 식으로 표기를 의무적으로 한다면 단순히 '나는 이렇게 생각한다.' 라는 것보다 더 구체적이고, 설득력 있고, 정보를 공유할때 다른 사람들도 볼 수 있거나 좀 더 자세히 물어볼수 있지 않을까요?
가이드라인에 관한 합의가 제일 필요할 것 같아요. 구성원들이 공감하지 못하는 가이드라인은 잘 안지켜질 것 같아요. 그래서 회의에 참여하는 사람들이 공감할 수 있는 가이드라인을 만들고, 그걸 규칙으로 정하는게 중요한 것 같아요. 저라면 한두페이지로 인쇄해서 나눠줄 것 같아요.
저는 이 주제의 문제의식이 단순히 회의시간이 긴 문제라고 생각하진 않아요. 회의시간이 길더라도 구성원들이 그 시간을 통해서 충분히 의견을 교류하고 문제를 해결할 수 있는 시간이 된다면 회의 때문에 실무를 못한다거나 퇴근을 방해하는 시간으로만 자리잡진 않을 것 같아요.
다른 분들이 의견을 주신 것처럼 사전에 조사나 자료가 필요한 경우에 미리 준비해서 공유하고, 잘 기록을 남기는 것도 중요한 부분인데 회의 스킬 보단 조직 문화에서 고민하고 점검해볼 부분들이 많을 것 같아요.
참여하는 구성원이 동등하게 발언을 하기 편한 분위기인지, 내 의견이 존중받고 있는지, 아이디어를 낸 사람이 모든 일을 떠맡아야 하는 상황은 아닌지 등등.. 각 조직의 상황에 따라 고려해야 할 문제들도 다를 것 같아요.
안건을 명확히 하는 것도 중요하다는 생각이 드는데요, 회의시간을 정해두고 하다가 상대적으로 시급하진 않은 안건은 다음에 하자고 얘기하다보니, 계속 계속 미뤄지더라고요.
현실적으로는 불가능하겠지만(^^:) 체크리스트, 가이드에 따라 가장 완벽한 회의가 준비되었는데 회의가 잘 진행되지 않는다고 생각한다면..... 가이드나 체크리스트 등의 합의 문제로 발생하는 참여자의 마음가짐이 문제일 수 있습니다.
필요성이 부족한 회의를 만들거나.... 회의의 목적을 벗어난 발언을 하거나.... 답을 정해두고 합의를 강요하거나.... 분명 가이드에 이런 방식이 좋지 않다고 공유했지만 지켜지지 않는다고요? 그것은 원칙이 참여자와 충분히 합의되지 않았기 때문에 지켜야 할 동기가 떨어지는 문제일 수도 있습니다. 아쉽지만 조직 전체가 아닌 담당자만의 원칙인 거지요.
물론 진행하면서 다양한 문제가 있기는 하지만 첫 단추가 잘못 끼워진 상황에서 다음 단추 잘 끼우라는 가이드만 강요할 수 없다는 생각입니다. 그래서 논의 시작 단계가 가장 중요한 시행의 조건이라고 생각합니다.
체크리스트나 가이드를 만드는 과정에서 최대한 많은 조직 구성원을 참여시키고 논의 과정에서도 담당자의 마음속에서 만들어낸 체크리스트와 가이드를 충분히 활용하여 이런 방식의 회의 운영이 가지는 장점을 구성원에게 충분히 전달할 필요가 있습니다. 사실 진행보다 합의의 시간이 더 오래 걸리는 것이 맞는 것 같아요.
먼저 회의의 목적에 따라서 방법과 그 소요시간이 조절될 수 있을 것 같아요.
주간회의, 월간회의처럼 정례적인 경우에는 사실 회의자료만 사전 공유하고 각자 질문할 사항들 또는 협조/공유해야 할 사항들만 회의시간 내에 점검하고 정해진 시간내에 스피디하게 진행될 수 있을 것 같구요. 회의록 작성이라기 보다는 결정사항을 정리해서 재공지하는 것으로 조정해도 될 것 같네요.
아이디어 회의, 프로그램 기획 회의 등 구성원들의 의견제시, 취합 등 시간이 많이 소요되는 회의라면, 그 프로젝트의 담당자가 기본적인 계획안을 만들어와야 한다고 생각해요. 그것으로부터 시작되어야 시간을 줄일 수 있다고 보여지구요. 미리 회의시간을 정해놓고, 이 시간 내에 완료되지 못할 경우 다음단계는 어떻게 하겠다는 계획까지 조율한 후에 회의가 진행되어야 해요. 다같이 처음부터 말해보자~라는 식으로 회의가 진행되면, 돌림노래에 하루가 모자라는 경험도 해보았답니다..(쿨럭,,ㅠㅠ) 회의 때 논의되어야 할 사항을 미리 준비해와야하지요.(업무분장 등등)
그리고 ,,,회의 구성원 중 최고 권력자는 말을 아껴야한다고 생각해요. 구성원들의 의견을 존중하고 받아들이셔야 하구요!!! ^^;;
안건이 시간 내에 적절하게 다뤄지지 못할 경우까지 대비한 계획을 조율하고 회의를 시작해야 한다는 아이디어 참 좋은 것 같습니다! 회의를 아무리 잘 설계해도 생각지도 못하게 시간이 더 걸리거나 논의가 난항을 겪는 경우도 많은 것 같은데요! 그런 상황들에 대비한 가이드도 다뤄질 수 있으면 좋을 것 같습니다.
실천이 정말 중요한 것 같아요. 회의 길어진다, 길어진다 하면서도 바빠서 등등 회의 안건 제대로 읽어가지 않은 적이 훨씬 더 많은 것 같아요. 그래서 회의가 많으면 안 될 것 같아요. 안건만 읽다가 하루를 보낼 수는 없으니까요. 목적이 분명할 때 회의를 해야 하고(그래야 회의 끝나고서도 효능감 있을 듯), 일상적 회의는 루틴(?)이 확실히 잡혀서 예측 가능하게 (소요시간 등등) 운영되면 좋을 것 같아요.
1. 이 회의의 목적은 무엇인가? Yes / No
2. 어떤 안건들이 있는가? Yes / No
3. 안건별 예상 소요시간은 무엇인가? Yes / No
4. 안건을 논의하기 위한 준비가 되어있는가? Yes / No
5. 오늘 회의 시간 안에 안건들을 모두 논의할 수 있는가? Yes / No
6. 안건 중에 오늘 꼭 논의해야하는 (시급성 등) 안건은 무엇인가?
올바른 회의문화라는 것이...저는 외국어를 배우는 것과 같다고 생각해요. 배운 방법을 꾸준히 사용해야 그것이 문화로 정착하는 거죠. 외국어도 안쓰면 까먹듯이, 내 문화가 타문화 보다 낫다고 우열을 매기지 않듯이.. 조직의 회의문화도 그런 거라고 생각해요. 다양한 회의기법을 배워서 현란하게 사용하는 것 보다, 조직 구성원들과 합을 맞춰볼 수 있는 두어가지만 골라서 꾸준히 해보는 게 필요해요. 예를 들어, 1. 회의 전에 안건은 반드시 공유하여 사전에 읽어보고 올 수 있게 한다 는 기본적인 것부터, 2. 한사람 당 발언시간을 조정하는 것이라거나 3. 회의의 발언들을 바로 바로 정리해가는 건 어떨까요?
저도 퇴근 시간을 앞두고 회의를 잡지 않는 것이 당연한 일일텐데도 그렇지 않은 경우를 종종 봤습니다. 긴급하지 않다면, 우선 회의 시간을 근무시간 내 여유있는 시간에 시작하는 일부터 자리잡아얄 거 같아요.
그리고 여러 의견이 분분하게 이어지며 회의 시간이 길어지는 때가 있는데요. 제 생각에는 1) 회의 시간을 미리 정하고 2) 도출해야 할 목표를 짚으며 진행자가 참가자들이 길을 잃지 않도록 하고 3) 논의가 길어지는 안건은 다음으로 미루는 것이 필요해 보여요.
회의도 정말 다양하잖아요.
주간회의, 월간회의, 아이디어 회의, 프로그램 기획회의, 교육운영 회의 등
목적에 맞게 회의를 어레인지 하는 것도 중요해 보여요.
사전에 각자 회의에서 발언할 사항들을 공유 프로그램을 통해 기재해 놓는 것도 좋을 것 같구요.
그리고 가이드라인을 만들다고 했을 때
워스트나 베스트 등 적절한 회의사례를 다양하게 넣어보는 것도 하나의 방법이 될 수 있겠네요.
회의 자체가 목적인 회의가 가장 큰 원인이라고 생각해요. 회의의 목적이 달성되면 딱 끝내야 하는데 사는 이야기, 고민이야기, 선배들의 조언 등등이 합쳐져서 회의가 길어지는 것 같아요. 무엇을 결정, 혹은 논의하기 위한 회의인지를 명확하게 규정하고(회의록에 명시하거나 칠판에 적어놓는 것도 좋고요) 시작하는 것. 그것부터 시작해보면 좋겠습니다.
그리고 회의를 통해서 결정할 내용인지, 그간 해 왔던 회의가 꼭 필요한 회의인지 돌아보면 좋겠습니다. 그간 정례적으로 하던 회의를 쭉 나열하고 회의가 필요한 것인지를 결정하는 것부터 해 보면 좋겠습니다.
마지막으로.. 업무와 회의를 별개로 인식, 업무시간 이후에 하는 회의를 당연하게 생각하는 비영리들도 꽤 있더라고요. 절대 반대요!! 업무 외 시간이 당연한 것으로 인식하는 분위기가 큰 문제라고 생각합니다.
회의록 작성자를 미리 정하는 것. 생각보다 이 절차를 안밟고 회의 하는 경우가 많더라구요. 소중한 우리의 시간을 함께 투여한 결과가 문서화 되는 것은 매우 중요하며 저연차 활동가만이 아니라 돌아가며 이 절차를 함께하는것이 필요한것같아요. 더불어 중간, 중간 회의록 작성자가 결과에 대해 계속 확인하는 것이 가능해야 합니다. 안그러면 주요 결정자가 임의적으로 회의록을 압축적으로 정리해버리는? 현상을 많이 목도합니다. 모호하게 결정한 회의만큼 최악의 회의가 없습니다..특히 외부 단체와의 회의에서 더욱 그런걸 많이 느껴요.
데이지님 말씀처럼 모호한 결과를 남긴 회의는 여러모로 이후의 업무에도 영향을 많이 미치는 것 같습니다. 모호한 결과를 의도하는 경우도 있는 것 같아서 불현듯 여러가지 기억들이 떠오르네요. 회의가 모호한 상태로 끝났을 때, 이후 업무에는 어떤 영향을 끼쳤을 지도 궁금합니다.
회의는 조직 내에서 의사결정을 돕기 위해 진행되는 것이라고 생각합니다. 좋은 회의를 위해서는 어떤 의사결정을 할 것인가가 고민의 중심(?)이 되어야 할 거 같아요. 의사결정의 방법에는 숙의, 찬반토론, 경향성 투표 등등 다양할테고요. 어떠한 의사결정에 어떠한 방법이 적절한지가 먼저 파악되어야 좋은 회의가 만들어질 수 있다고 생각해요.
그 다음에는 회의의 요소들을 파악해보면 도움이 될 거 같아요. 회의를 하기 위해서는 의견을 묻고 답하고, 합의하는 사람들이 있어야 하고, 의견을 묻고자 하는 안건이 있어야 하고, 공간이 있어야 하죠. (또 뭐가 있을까요?) 안건 규모에 따라 의사결정을 하는 스케일(즉 회의의 구성 요소)도 달라지겠지요.
예를들면
1. 조직의 비전을 정하기 위한 회의는 모든 구성원이 회의에 참여해야 하니까, 큰 회의 공간이 필요하다거나, 구성원이 많이 참여할 수록 민주적 의사소통을 위해 다양한 장치들이 필요할테고요. 기간 설정도 필요하겠죠. 1차 회의, 2차 회의 등등.
2. 우리 팀의 사업 계획을 확정하고자 하는 회의는 팀장과 담당 실무자를 비롯한 관계자가 필수 구성원일테고, 미리 작성된 기획안이 사전에 회람되어야 회의 시간에는 세부적인 내용 설명 없이 의견을 받고 시간을 절약할 수 있더라고요.
3. 담당 실무자와 팀장이 간단히 결정해서 공유만 하는 회의도 있겠죠. 이런 회의는 성향에 따라 서면으로 대체하거나 1:1로 만나서 휘리릭 논의하고 끝낼 수 있죠.
저는 회의 주최자가 '이 회의가 어떤 의사결정을 위해 소집된 회의인지 모르거나, 또는 그것을 밝히는 데 관심이 없을 때' 회의가 비효율적으로 치닫는 느낌을 받았습니다;;; 회의 배경과 추진 경과, 내용부터 회의 참석자들이 확인하고 시작해야 하니까 더 늘어지는 것 같아요.
의사결정의 다양한 규모/단계를 파악하고 각각에 맞는 회의를 설계/기획하는 훈련도 필요하다고 생각합니다.
말씀해주신 상황 '회의 주최자가 '이 회의가 어떤 의사결정을 위해 소집된 회의인지 모르거나, 또는 그것을 밝히는 데 관심이 없을 때'에 있을 때 참 난감할 때가 많았던 것 같습니다. 특히 회의목적을 규명해가는 과정에서 주최자와 참여자 간의 회의 필요성에 대해 이견이 있을 때, 쉽게 회의목적이 좁혀지지 않았던 적도 많았던 것 같네요. 회의목적을 규명해나가는 과정에서, 참여자가 이 회의의 목적은 무엇이죠? 라고 물었을 때 주최자가 그 질문을 불쾌하게 받아들여 분위기 싸해진 적도 있는 것 같습니다...
(1) 회의전 자가(셀프) 체크리스트 를 만들어보면 좋겟어요. (꼭 필요한 회의인가, 얼마나 걸리나, 꼭 참여가 필요한 인원인가, 결정 혹은 논의 내용은 무엇이며 사전에 고지 되었는가,회의 참여자들이 충분히 내용을 숙지하였는가) (2) 효율적 회의를 위한 회의문화 만들기 캠페인 : 회의하기 전에 핵심내용이 아닌 회의를 이끄는 사람에 따라 사설이 긴 경우 힘들더라고요. 회의가 산으로 가는 경우도...퇴근하려는데 회의하자고 하는 경우도..회의의 목적이 명확해야 하는데, 준비되어 있지 않고 숙지되지 않으면 목적과 방향을 잃어 시간도 버리고, 결론에 이르지도 않으며 회의가 끝나면 모든것이 끝나는 경우 ...🥲 원래 준비된 회의라면 회의 끝나고 무엇을 해야하는지 그 다음 액션플랜이나 이후 스케줄이나 업무분장등이 있어야 할 것 같은데 회의끝과 동시에 이후 팔로업에 대한 정리도 없이 끝나는 경우 또 회의를 하게되더라고요(회의의 늪, 여긴 어디, 나는 누구..) / 꼭 모두가 다 모일필욘 없는 주제일 때도 많아요 / 꼭 모이는 회의가 아니라 업무툴을 통한 소통으로 가능한 경우도 많은것 같아요
우선은 이 회의가 꼭 필요한 회의인지를 먼저 살피는 것이 중요한거 같아요. 특히 우리가 주간업무회의 같은건 고정적으로 하는데 사실 각자 업무들을 굳이 회의라는 이름으로 공유를 해야할까 싶을때가 많아요. 단순 업무공유라면 툴을 활용해서 공유하면 될듯하고, 꼭 필요한 회의로 집중하도록 했을때 소진되지 않고 의미있는 회의로 기억되지 않을까 싶습니다. 기본적으로 꼭 해야하는 것은 내 활동과 우리 활동이 우리 조직의 비전이나 공공성에 부합하고 있는가, 그에 걸맞게 기획되고 진행되고 있는가 같은 것들이 주기적으로 점검되고 확인되어야 하지 않을까 싶어요. 그 외의 것들은 회의보다는 서로 필요한 지점에서 요청하고 협력하는 형태로 한다면 굳이 회의때문에 퇴근이 늦어지거나 비효율적인 회의로 인식되지 않게 되지 않을까 싶어요.
회의 전에 아젠다를 명확하게 셋팅하는게 중요하더라구요. 물론 브레인스토밍처럼 여러사람이 머리를 모아 아이디어를 대발산해야 하는 회의도 있지만 대부분은 의사결정하고 일을 진척시키는 회의인데, 아무 준비를 안해오는 사람(머리를 깨끗이 비우고 오시는 분들) 이 계시면 되게 곤란하죠. 결정을 해야 하는 아젠다에 대해 사전에 충분한 정보를 제공하고(문서로) 오늘 회의에서는 미리 읽고 온 사전 지식으로 어떤걸 결정할 거라는 사전 안내가 있으면 나름 회의가 빨리? 끝나더라구요.. 그러기 위해서는 어느 한 사람이 회의를 어레인지하는 수고와 노력을 기울일 필요가 있는 거 같아요... ㅠ ㅠ
회의를 떠올리면 모두가 테이블에 모여있는 회의의 장면을 떠올리게 되는데요. Lucy님 말처럼 회의 전 충분한 사전 숙지와, 관련한 내 의견 준비 등이 필요하겠습니다. 그리고 이러한 사전 준비도, 회의의 연장선상에서 봐야할 것 같고요. 문제는 사전 준비에 상당한 품과 노력이 들어가기 때문에, 회의규칙을 세워놓고도 잘 지키지 못하는 경우가 왕왕 생기는 거죠(는 제 이야기입니다 ㅠ )
진행될 회의에 대한 구체적인 배경설명, 안건 등을 회의 제안자가 미리 작성해서 공유하는 것도 중요하고, 반드시 회의에 참여해야할 인원에게 먼저 요청을 하고, 반드시 참석해야할 인원은 아니지만 회의에 참석하고 싶다는 의사를 밝히면 참여할 수 있도록 회의 제안서를 사전에 모든 인원이 볼 수 있는 곳에 공유하면 좋을 것 같습니다. 급한 사안이 아니라면 적어도 3시간 이전에는 안건이 공유되고, 안건에 대해 충분한 의견을 고려한 후 진행하면 보다 효율적인 회의가 진행될 수 있을 것 같아요.
직급이 낮은 사람도 자기 의견을 충분히 어필할 수 있는 안전한 회의문화가 중요한 것 같아요. 저도 처음에 제 의견에 다른 생각을 말하거나 반대 의견에 부딪히는게 심정적으로 어려웠는데, 몇번 하다보니 그것도 익숙해지고 받아들이게 되더라구요. 다른 사람의 생각을 통해 또다른 학습이 일어나기도 하고요. 그런 안전한 회의문화를 위해서 조직이 어떤 노력을 할 수 있을까요?
좋은 의견입니다. 아니라고는 해도 사실 아주 친밀하고 익숙한 관계가 아니고서는 나이라는, 직급이라는, 경력이라는 숫자들 속에서 반대 의견(?)을 내는 것이 쉽지는 않더라고요. (물론 회의와 토론 문화에 익숙한 세대들은 조금 덜하겠지만 :))
이 공간에서는 다양한 의견들이 존중되고, 계급장 떼고(?) 논의한다라는 안전한 분위기를 만들어가는 것이 정말 중요한 것 같아요.
위에서도 계속 이야기되는 것 처럼 그래서 회의 메인 진행자, 퍼실의 역할이 중요하겠죠,
문제의식을 갖고 지속적으로 연습해 나가야하는 것 같아요.
초기에는 어떠한... 매뉴얼을 만들고 체크도 해가면서, 흠,
직급이 주는 힘이 상당히 크다보니
결국 직급이라는 것 자체가 이미 의견 어필을 구조를 가져 가는 것 같아요.
직급 대신 닉네임으로 말하면서 조금 더 캐쥬얼한 분위기로 가는 것 같아요
처음에는 어려운데, 서로가 노력하다보면 사람과 사람이 대화는 분위기로 면모되어 가는 것 같아요
비난이 아니라, 비판을 하더라도
반대 의견을 부딪힐땐 감정적으로 마상을 입을 수 밖에 없는 것 같아요.
대화 속에 언어도 중요하지만, 분위기도 무시 못 하는 것 같아요.
조금 더 말캉말캉하고, 부드러운 분위기라면 유연하게 웃으면서 대처 할 수 있는 것 같아요
정말 이건 조직문화가 제일 중요할 것 같아요.
소위 짬밥이라는 이름으로 직책과 년차가 쌓인 분들이 먼저 말을 시작하게 되고
그 흐름에서 직급이 낮은 사람이 의견을 내는 게 쉽지 않죠.
그리고 나와 다른 의견이라도 화를 내거나 짜증내지 않고 받아들일 수 있는 회의문화가 정말 중요하다고 생각합니다.
@봄봄
닉네임 부르기도 좋은 장치인것 같습니다. 누구든 말할 수 있는, 발언권 보장을 위한 장치들을 일전에 들어본 적 있는데요. 인상적이었던 것 하나 소개합니다. 이는 참석자 모두에게 코인이나 조약돌을 평등하게 할당하는 방식인데요. 자기가 가진 코인을 내놓아야 발언을 할 수 있더라고요. 반대로, 발언을 할 때마다 조약돌을 가져가는 방식도 있어요. 회의가 끝날 때 자기 앞에 쌓인 조약돌을 보면, 누가 얼마나 말을 많이 했는지, 혹은 적게 했는지를 '눈'으로 확인할 수 있죠. 한번 이런 작은 장치들을 조금씩 시도해보면 어떻게 달라질까 하는 상상을 해봅니다.
@박종호
회사 문화와 분위기가 중요하다는 봄봄님이나 종호님 의견처럼 조직문화가 가장 잘 드러나는 풍경 중 하나가 회의문화인 것 같습니다. 결국 우리 조직의 회의문화를 바꾸려면, 조직문화가 어떤지부터 점검해봐야겠다는 생각이 드네요. 하지만 다양한 이슈가 산재한 조직이라면, 조직문화는 마치 방안의 코끼리와도 같아서 정말 조심스럽게 접근해야할 것 같습니다.
서로의 다른의견을 냈을 때, 그것이 서로 신뢰라는 바탕위에서 존중하는 문화와 태도도 중요하다고 생각해요. 비영리가 더 유연할 것이라고 외부에선 바라보는 시선도 있지만 제가 경험한 대부분은 유연하지 않았습니다. 혹은 의견을 내라고 하는 회의지만, 다른 의견을 내는 것이 존중이 아닌 태도처럼 되는 그런 분위기..(설명을 어찌행할지) 발언을 어렵게 한다던가, 답정너 식의 회의가 된다던가, 우리조직의 회의방식은 어떠한지 진단하고 그로 인해 어떤어려움이 있을지, 혹은 어떤것이 변화 되었을 때 어느부분이 나아질 수 있을지 논의를 해보고 싶네요. 더불어 회의시간이 정해져있다면, 한정되어 있다면 더 임팩트해지는것을 경험했습니다. (코어타임이 정해진경우)
회의 내용에 대해 미리 인지하고 준비된 상태에서 제한시간을 걸어두는 방법 너무 좋은 것 같습니다.
회의 내용을 미리 알려주지도 않고 회의장에서 뜬구름 잡는 소리만 하는 경우를 많이 봤기에...^^
그리고 모두가 아는 내용은 문서로 간단히 처리하고 '진짜' 안건만으로 회의가 진행되어야 한다고 생각합니다.
효과적인 방법들과 여러 의견을 모아 회의 가이드라인(또는 양식)을 만들고 미리 사용해본 후 단점을 보완하여 완성된 가이드라인을
단체들에 홍보하고 실천한다면 조금씩 쓸데없이 긴 회의 문화가 줄어들지 않을까 기대해봅니다.
마음열기 참 좋은 것 같아요!!!
프로그램 할때는 매번 아이스브레이킹이을 해서 분위기를 말랑말랑하게 만들기위해 노력하는데
회의할때는 왜 안 그런지....
마음열기의 방식으로 '오늘 하루의 기분 점수로 나타내기', '나의 마음생태 공유하기' 등부터 시작하면
모두가 동등한 회의문화가 만들어질 수 있을 것 같네요.
@황혜선 님 말씀대로 <효율적인 회의를 위한 가이드라인> 을 만드는 건 좋은 방법이라고 생각해요!
다만, 참석자의 직무/직급 등에 따라 회의에서의 현실적인 발언 범위, 역할, 권한이 다를 수 있음을 반영할 수 있으면 좋겠습니다:)
그리고 가이드라인을 만드는 과정에서 세미나 등을 통해 실증 진행하면 최종 결과물이 더 디테일한 부분을 고려할 수 있지 않을까 생각해봅니다!!
가이드가 상정하는 주 독자, NPO에서도 세부적으로 (말씀해주신 바와 같이) 직무, 직급, 조직 현황 등에 따라서 세분화 시켜서 결과물이 나올 수 있으면 좋을 것 같습니다. 그러려면 무엇보다 회의현장에서 벌어지는 문제와 원인에 대한 파악 뿐만 아니라, 경험하는 회의가 조직문화나 업무강도 등 조직의 구조적인 부분과도 어떻게 연결되고 영향이 미치는지도 살펴볼 수 있어야 할 것 같습니다.
1) 목표 시간을 미리 정해 놓은 회의 - 시간을 사전에 정해놓으면 효율적으로 쓰도록 노력하게 되더라고요. 어차피 결론 도출이 어려운 안건은 시간이 많든 적든 해결되지 않으니 빨리 정리하는 것이 낫습니다;)
2) 진행자가 적절히 개입하는 회의 - 참가자 중 일부가 구구절절 의식의 흐름대로 회의 주제를 벗어나는 경우가 있는데 이때 다시 회의의 원래 목적으로 돌아오도록 안내하고, 중간중간 참가자 모두 이해할 수 있는 언어로 논의내용을 풀어주는 진행자가 있을 때 결과물도 좋았습니다. 퍼실리테이터 교육이 확실히 필요합니다.
3) 회의자료가 잘 전달된 회의 - 참가자들이 자료를 통해 안건을 살펴보고 자신의 의견을 정해 온 경우, 불필요한 설명을 많이 줄일 수 있고 집중도 높은 회의가 가능했습니다:)
좋은 회의 경험 나눠주셔서 감사합니다. 제 경험에는... 저 조차도 활동을 하면서 좋았던 회의 경험이 많지 않았던 것 같습니다. 좋은 회의 경험을 서로 공유하고, 그 안에서 잘된 점들을 본받을 수 있도록 하는 것도 퇴근이 빨라지는 회의 문화를 만들기 위한 좋은 방안이 아닐까 문득 생각이 들었습니다-!
만족스러운 회의는 단 한번도 없었습니다... 가장 큰 원인은 회의 진행자 설정과 권한의 문제였다고 봅니다.
1. 주간, 월간 등 정기회의는 모두 문서로 대체하고 모든 회의는 안건 중심의 회의만 진행하면 좋겠습니다.
2. 회의 진행은 회의를 제안하는 사람이 해야 한다고 봅니다. 명확하게 회의 안건을 설명하고 안건과 관련된 사항만 이야기 하는 규칙을 정하면 좋겠구요. 진행자(상사, 중견활동가, 대표 등)의 권위로 이런저런 제안, 조언, 의사발언 등을 하는 것을 사전에 차단하기 위해 진행은 회의 제안자가 하고 제안자에게 권한을 집중시키면 좋겠습니다. 진행자의 입장에서 불필요한 이야기가 나오면 필요한 이야기로 유도하는 2차 질문을 던지는 등, 진행자(제안자)가 듣고 싶고 필요한 이야기가 나올 수 있는 회의를 직접 만들어 갈 필요가 있다고 생각합니다.
3. 회의가 필요한 사항인지 점검하면 좋겠습니다. 회의가 아닌 대화나 자료검토, 질문으로 할 수 있는 내용이라면 굳이 회의를 소집하지 않는게 좋을 듯 해서요.
회의의 목적과 권한이 어디까지 있는지를 참가자가 인지하고 있어야 회의도 임팩트있게 진행될 것 같습니다. 어차피 여기서 나눈 이야기는 또 검토를 거쳐야 하잖아. 이 회의의 목적은 뭘까? 왜 하는거지?라는 생각이 들지 않도록 조직에서 상정한 회의의 상이 공유되면 좋겠습니다. 기록도 양식을 통일해 꼭 나누고 작성해야하는 내용 중심으로 정리를 제안드려봅니다.
사전에 모두 안건을 숙지하고 들어오는 회의가 속도감 있게 진행이 되었던 것 같아요. 논의해야 하는데 그때 회의자료 보거나, 자료에 이미 나온 내용을 언급하는 경우는 이미 사전에 준비하고 들어온 사람의 집중도를 떨어뜨리게 되는 것 같아요. 그리고 회의 주재자가 회의 내용이 삼천포로 빠질 때 적절하게 잘라주는 것이 중요했던 것 같아요.
@칼
사전에 약속이 필요해요. 그리고 약속에 대한 리마인드 자주해줘야 해요. 삼천포로 빠질 시 회의 주재자가 적절하게 중단시킬 거라는 약속. 그래서 회의 주재하는 사회자 역할이 중요하더라고요. "지금 당신의 이야기는 좋은 아이디어인데 오늘 주제와는 거리가 있다" 등등. 그래도 말 잘린 것 같아 기분이 상할 수 있는데, 그래서 더욱 더 회의 전에 이런 룰에 대해 고지하고 리마인드하는 게 필요하더라고요. 주재자가 내 말을 중단시켜도 기분이 상하지 않으려면 훈련이 많이 필요한 것 같아요.
@관리자
다양한 이야기중에 실마리를 찾은 경험은 있어요, 그때에도 리딩하는 사람은 필요하고, 정리하는 사람이 필요하고, 이렇게 사전에 역할을 정하고, 그런 경우 정리해가며 볼 수있는 도구가 필요했던 것 같아요. 실시간으로 정리되는 내용들을 합의하는 과정을 적어나갈 수 있는 대형화면이라던가, 아니면 화이트보드 처럼요. 회의의 내용에 따라 난상토론이 필요한 경우가 있기 때문에요. 그래서 꼭 회의시작, 그리고 마무리를 지으며, 오늘은 여기까지 정리되었음을 공유하고, 이후에 이끌어가는 해당 업무혹은 회의의 담당자나 리딩하는 사람은 필요할 것같아요. '그럼 다음에 또 이야기 하죠' 다음 해야할 일들을 잊곤 하는것 같아요.
어떤 회의는 진행하면서 구글 문서에 함께 작성하기도 하고, 어떤 회의는 정리된 회의록만 공유 받기도 하는 것 같아요. 두 가지의 경우 모두 시간에 대한 만족도?!보다는 내용 숙지에 있어서 경험이 조금씩 다를 수도 있을 것 같습니다. 활동가님은 어떤 회의 경험이 좀 더 만족스러우셨나요? 😀
1️⃣ 혼자서는 어렵지만, 같은 고민을 하는 활동가들이 모이면 해결 가능한 문제는?
(1) 우리의 퇴근이 늦어지고 있다
활동가들은 바쁘다. 단체에서 일당백의 역할을 해내야한다. 퇴근 후에도 활동은 계속된다.
회의가 많다. 주간보고 회의, 운영 점검 회의, 기획 회의, 외부 협력 회의···, 실무할 시간은 없는데 회의가 끝나면 일이 계속 떨어진다.
회의에 간다, 논의가 지지부진하다, 예상보다 늦게 끝났다, 또 의사결정이 미뤄졌다, 실무는 언제하지?
(...)
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지난 3개월 간 ‘회의’에 대한 많~은🙌 이야기를 나누면서 저 스스로도 회의를 준비하거나 참여할 때 계속 크루분들이 남겨주신 의견들이 떠올라 사전 준비를 열심히 하게 되기도 했는데요. 여러분은 어떠신가요?
더불어서 ‘회의’에 대한 주제를 다루면서 조직문화에 대한 이야기도 자연스럽게 나왔어요. 회의에 참여하는 사람들이 모여있는 곳이 조직이기도 하니까요. 그래서 지금 우리 조직의 상황은 어떤지, 우리가 이야기 나눈 ‘좋은 회의의 내용’과 ‘체크리스트, 가이드라인 등의 결과물’이 실제로 적용되려면 어떤 조건이 필요한지 다양하게 이야기했습니다.
자연스럽게 '그럼 무엇부터 해볼까?' 질문이 떠오르는데요. 회의의 유형을 모아보아서 분류하는 것부터 시작해보자고 할 수도 있고, 조직 내 다른 사람들은 어떻게 생각하는지 먼저 물어보자고 할 수도 있을 것 같아요. 활동가 크루부터 모여서 작은 워크숍을 열어보자!는 의견이 있을수도 있죠. 활동가 크루 여러분들은 어떻게 생각하시나요?👀