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공지 10. 퇴근이 빨라지는 NPO 회의문화 만들기


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1️⃣ 아이디어를 소개할 제목을 써주세요 

퇴근이 빨라지는 NPO 회의문화 만들기


2️⃣ 나 혼자서는 어렵지만, 같은 고민을 하는 활동가들이 모이면 해결할 수 있을 것 같은 문제는 무엇인가요?


(1) 우리의 퇴근이 늦어지고 있다

 활동가들은 바쁘다. 단체에서 일당백의 역할을 해내야한다. 퇴근 후에도 활동은 계속된다.

 회의가 많다. 주간보고 회의, 운영 점검 회의, 기획 회의, 외부 협력 회의···, 실무할 시간은 없는데 회의가 끝나면 일이 계속 떨어진다.

 회의에 간다, 논의가 지지부진하다, 예상보다 늦게 끝났다, 또 의사결정이 미뤄졌다, 실무는 언제하지?

 예정에 없던 회의를 하자고 한다, 아 회의하기 싫다. 오늘 또 집에 늦게 가겠다.


(2) 속마음으로 알아보는 (나의) 문제적 회의경험


문제상황


통상적 대처

▲ 이 회의는 언제 끝나는걸까?

 →  언제 끝나는지 물어보면, 회의하기 싫어하는 것 같다고 오해받을 수 있으니 함구한다.

▲ 내가 이 회의에 왜 참석해야하지?

 →  나를 왜 불렀냐고 물어보면 기분 나빠할 수 있으니, 함구한다.

▲ 이 회의를 하는 목적은 뭘까?

 →  회의를 하지 않아도 될 것 같지만, 왜 회의를 하냐고 물어보면 기분 나빠할 수 있으니 함구한다.

▲ 이 회의가 끝나면 뭐가 남을까?

 →  회의결과물이 뭘까요 질문하고 싶지만, 그러면 나보러 회의록을 쓰라고 할 것 같으니 함구한다.

▲ 왜 항상 아이디어를 낸 사람이 뒤집어쓸까?

 →  또 나한테 일을 몰아가는구나, 앞으로는 아이디어를 내지 않으리라 다짐한다.

▲ 왜 했던 말을 또 하고 또 하는 걸까?

 →  아무도 말을 정리해주지 않는다, 스스로 멈출 때까지 기다린다.

▲ 저 안건에 대해 대체 뭘 말하라는 걸까?

 →  안건이 잘 이해도 안되고, 정보도 없다, 함구한다.

▲ 답이 정해져 있는데, 왜 질문하는 걸까?

 →  적당히 호응해주고, 최대한 일 안 떠넘기게 넘어갈 수 있도록 반응한다.


3️⃣ 이를 해결할 수 있는 아이디어는 무엇인가요?


STEP 1. 문제를 제대로 인식하기


 가. 활동가 정시 퇴근을 위한 좋은 회의문화 만들기 TF 구성

  - TF 달성 목표 및 핵심 측정 지표 설정

  - 향후 TF 활동 계획 수립, 역할 분담

 나. 온라인 집담회 

  - 퇴근을 늦추는 회의 문화에는 무엇이 있고 왜 일어날까요?(* 주요 퇴근 지연 회의 문제와 원인 파악)

 다. 온라인 심층 인터뷰

  - 활동가의 일상회의 구조화 : 월간 평균 회의빈도, 회의 평균 진행시간, 참여 회의유형, 회의유형 및 주제 등 

  - 심층 인터뷰 결과를 통한 설문조사 주요 문항 구성

 라. 설문조사를 통한 데이터 수집

  - 주요 회의 문제해결을 위한 활동가 일상회의 관련 통계자료 수집


STEP 2. 가설 수립

 

 가. 주요 회의 문제를 유형화해본다.

 나. 활동가의 일상회의가 일어나는 환경과 연결시켜 떠올려본다.

 다. 작게라도 실행해볼 수 있는 문제해결 아이디어를 관련 자문 등을 통해 도출해본다.

 라. 가설도출 : '도출한 문제해결 아이디어'를 실행해보면 회의로 인한 활동가의 퇴근 지연 문제는 완화될 수 있는가?

 마. 가설 검증을 위한 측정 지표를 설정한다.


STEP 3. 퇴근 지연 회의 문제 해결 참여 활동가 모집

 

 가. 활동가(혹은 단체) 모집 설문 실시

  - 서울시 NPO 지원센터, 오렌지레터 등을 통해 프로젝트에 참여할 활동가 모집

  - 경험하고 있는 일상 회의구조 및 회의문제 등에 대해서도 묻고, 문제해결 아이디어에 적합한 지 사전확인

 나. 오리엔테이션 실시 

  - 문제해결 아이디어 적용을 위한 설명회 개최

  - 가설 검증 정도 측정을 위한 '주간 퇴근 지연 회의 문제 해결 체크리스트' 안내


STEP 4. 참여 활동가 실제 회의 현장 적용 실시

  - 체크리스트 및 회의만족도 설문 작성


STEP 5. 측정결과 및 참여활동가 인터뷰를 통한 가설 검증

  - (정량) 측정결과를 통한 퇴근 지연 회의 문제 해결 정도 평가

  - (정성) 참여활동가 개별 인터뷰를 통한 퇴근 지연 회의 문제 해결 정도 평가


STEP 6. 퇴근이 빨라지는 회의를 위한 실전지침 A to Z 가이드북 제작


4️⃣ (선택질문) 이 아이디어가 공공재로 실현된다면, 어떤 변화가 나타날까요?

회의하는데 드는 불필요한 시간과 에너지를 아낄 수 있다.

활동가들의 퇴근이 빨라질 수 있다.


5️⃣ (선택질문) 이 아이디어를 발전시키기 위해 물어보면 좋은 질문은? 활동가 크루와 함께 이야기 나눠요.

  - 다들 만족스러운 회의하고 있으신가요?

  - 눈을 감고 회의를 떠올린다면, 떠오르는 장면은 무엇인가요?

  - 내 인생 최악 혹은 최고의 회의 경험은?

  - 나는 어떻게 회의를 준비하고 있나요?

  - 나쁜 회의란 무엇인가요?

  - 퇴근이 빨라지는 회의를 같이 상상해보는 건 어떨까요?